Ondanks het feit dat het merendeel van de correspondentie vandaag de dag via email plaatsvindt, ontkom je er als onderneming niet aan dat je ook dagelijks grote hoeveelheden poststukken moet versturen. Of het nu gaat om offertes, rekeningen of specifieke informatie voor bepaalde klanten, je ontkomt er niet aan om op de ouderwetse postbode te vertrouwen die dagelijks jouw poststukken bij klanten en relaties bezorgen. Hiervoor wordt meestal een C5 envelop gebruikt, omdat deze qua maat uitermate prettig is om mee te werken.
Naast enveloppen gebruik je voor speciale product zendingen naar klanten ook gebruik van verzendzakken. Hier gebruik je meestal papieren draagtassen voor, waar je jullie producten uitstekend in kunt versturen. Ze zijn een stuk goedkoper en makkelijker in gebruik dan kartonnen dozen, zodoende dat er allerlei verschillende maten worden gebruikt, afhankelijk van het aantal en type product dat je dient te verzenden. Ze zijn bijzonder stevig en hebben een groot draagvermogen.
In het magazijn zijn uiteenlopende soorten enveloppen en verzendzakken
Om ervoor te zorgen dat je voor alle soorten correspondentie de juiste enveloppen op voorraad hebt, is er bij jullie in het magazijn een grote hoeveelheid verschillende soorten enveloppen te vinden. De C5 enveloppen zijn echter bijzonder praktisch en makkelijk in gebruik, omdat er meerdere vellen dubbelgevouwen A4 in kunnen. Ze zijn zelfs zo groot, dat je naast de nodige A4 ook nog een antwoordenvelop kunt meesturen, mocht het noodzakelijk zijn dat een klant of leverancier antwoord op vragen moet geven of een precieze bestelling wil doorgeven.
Je hebt gemerkt dat het bewerkstelligen van een degelijke communicatie een stuk makkelijker wordt als je je enveloppen laat bedrukken met de bedrijfsnaam en de contactgegevens van je onderneming. Rekeningen worden sneller in behandeling genomen, contracten worden spoediger teruggestuurd en bestellijsten krijg je ruim op tijd binnen. Toen je in het verleden witte, onbedrukte enveloppen gebruikte, duurde het aanzienlijk langer voordat je antwoord kreeg op dringende vragen of voordat rekeningen daadwerkelijk werden betaald. Naamsbekendheid regel je daarom het best door te kiezen voor voorgedrukte enveloppen, waarmee alle correspondentie van jouw bedrijf plaatsvindt.
Correspondentie in speciale kleuren wordt eerder uit een stapel post gekozen
Bovendien maak je gebruik van verschillende soorten enveloppen. Zo heb je enveloppen met en zonder venster op voorraad. Wel heb je ervoor gekozen om te kiezen voor een stripsluiting op je enveloppen. Dat is een stuk hygiënischer dan wanneer iedere envelop een voor een moet worden dicht gelikt door een van je werknemers. Voor speciale tijden maak je daarnaast gebruik van enveloppen die vervaardigd zijn van verschillende kleuren papier. Op deze manier kun je bijvoorbeeld inspelen op speciale klantsegmenten of seizoenen. En door gebruik te maken van fel gekleurde enveloppen waarin persoonlijke aanbiedingen worden verstuurd naar vaste klanten, heb je jezelf weten te verzekeren dat hier vaak gebruik van wordt gemaakt en de correspondentie niet op een stapel met andere post verdwijnt en heel snel vergeten wordt.
Ook voor de verzendzakken heb je verschillende soorten op voorraad. Afhankelijk van de grootte van de producten die naar je klanten moeten worden verstuurd, kun je een keuze maken uit verschillende afmetingen. Afmetingen lopen van 180 x 80 x 220 mm tot grote zakken van 450 x 170 x 480 mm. Ook hier maak je gebruik van speciale kleuren, afhankelijk van het product dat wordt verstuurd. Het zijn hele degelijke zakken en ze kunnen tegen een stootje. Ze hebben namelijk een draagvermogen tot wel 15 kg. Natuurlijk zijn ook alle verzendzakken bedrukt met het logo en de bedrijfsnaam, waardoor je er zorg voor draagt dat je bestellingen makkelijker te herkennen zijn, wanneer deze worden bezorgd bij je klanten.
De snelheid van wederzijdse correspondentie neemt toe na bedrukken
Je hebt in het verleden geleerd dat het voor je klanten ontzettend belangrijk is om jouw producten te herkennen. Zodoende dat je ervoor hebt gekozen om je logo en bedrijfsnaam te laten drukken op alle producten die je gebruikt voor correspondentie. Het is bijzonder effectief gebleken en heeft de snelheid waarmee je communiceert met klanten en leveranciers aanzienlijk doen toenemen. Het lijkt er op dat correspondentie voorzien van een duidelijke afzender sneller uit een stapel post gepakt wordt dan weer een anonieme witte envelop.
